Jak przygotować firmę do audytu zewnętrznego?

Badanie, jakim jest audyt zewnętrzny, stanowi ogromną szansę rozwoju dla przedsiębiorstwa. Dzięki konstruktywnej ocenie niezależnego audytora, badana organizacja może dowiedzieć się, które obszary firmy nie funkcjonują prawidłowo i wprowadzić ulepszenia oraz innowacyjne rozwiązania.

Przygotuj pracowników

Wielu pracowników obawia się, że w wyniku kontroli zostaną wykryte niedociągnięcia ich pracy. Stres związany z poczuciem zagrożenia (np. lęk przed utratą pracy) przyczynia się do powstawania nieprzyjemnych i stresujących sytuacji, w szczególności w chwili zetknięcia się pracownika z audytorem. Rolą profesjonalnego menadżera jest uświadomienie podwładnych, że celem badania jest uzyskanie obiektywnej oceny a nie zmniejszanie liczb miejsc pracy. W firmie powinna panować otwartości.

Wyznacz lidera prac przygotowawczych

Aby uniknąć niepotrzebnego stresu warto wyznaczyć jednego, odpowiedzialnego pracownika, który zajmie się przygotowaniem dokumentów, niezbędnych podczas badania (takich jak: wykaz stanowisk pracy w firmie, rejestr wypadków przy pracy, instrukcje obsługi maszyn czy teczki pracownicze). Dzięki temu będziemy mieć pewność, że audytor nie ma problemów z dostępem do dokumentacji, a wyróżniony pracownik – lider, poczuje się doceniony.

Od razu rozwiązuj nieporozumienia

Zarówno szef jak i pracownicy nie powinni bać się zadawania pytań osobie, która kontroluje naszą firmę. Wymiana zdań pozwoli na lepsze zrozumienie problemów danego przedsiębiorstwa.

Warto wiedzieć, że kontrole zewnętrzne kończą się spotkaniem podsumowującym. Audytor wymienia wszystkie pozytywne aspekty firmy, ale także zwraca uwagę na niezgodności, które wymagają szybkiej interwencji. Firma powinna podjąć działania naprawcze – błędy nie powinny się powtarzać.

Odpowiednie przygotowanie do audytu wspólnie z PWC redukuje napięcie i negatywną atmosferę. Każdy ma przydzielone zadanie, Pracownicy wiedzą, że powinni zachowywać się naturalnie, dzięki czemu zdanie audytora nie budzi grozy, ale stanowi motywację do zmiany nawyków na lepsze. Ważne jest, aby te same błędy nie powtarzały się przy kolejnej wizycie audytora, ponieważ taka firma może otrzymać negatywną ocenę i brak rekomendacji do współpracy.